Astuces de professionnels : contrôler seul sa comptabilité
Un rappel utile : toute comptabilité est faite de soldes à des dates données (ex : le solde de compte bancaire professionnel au 31 décembre) et de variations entre ces soldes au cours d’une période écoulée (ex : le cumul d’honoraires encaissés au cours de l’année). Concrètement, vous aviez +500 € sur votre compte bancaire le 1er janvier et +700 € le 31 décembre (deux soldes à deux dates distinctes). La variation de +200 € sur l’année va s’expliquer par trois grandes variations :
- des honoraires reçus pour +100.000 €
- des charges payées pour -47.000 €.
- des prélèvements personnels pour -52.800 €
En pratique, si les professionnels de santé contrôlent leurs flux, (trop) peu d’entre eux vérifient leurs soldes. Pourquoi ? Parce que la déclaration 2035 ne détaille quasiment que les variations annuelles et les professionnels de santé se sont calés sur ce niveau d’exigence. Or, le contrôle de vos soldes comptables est un élément fort de sécurisation de votre comptabilité.
Le solde bancaire, l’alpha et l’oméga : demandez à un expert-comptable le premier contrôle à réaliser sur toute comptabilité (et ce sans distinction de taille d’activité ou de forme juridique). Il vous répondra sans hésiter le « rapprochement bancaire ». Autrement, il est impératif que votre comptabilité soit connectée à votre relevé bancaire. Comment réaliser ce contrôle ? Au 31 décembre, il vous suffit de rapprocher :
- le solde bancaire figurant sur votre relevé bancaire
- le solde comptable de votre banque dans votre comptabilité (numéro de compte comptable débutant par 512)
Les montants doivent être strictement identiques. En cas d’écart, celui-ci doit être justifié au centime près (ex : un chèque déposé et comptabilisé le 31/12 mais crédité en banque le 03/01). Si vous ne justifiez pas parfaitement votre solde bancaire, vous n’aurez pas d’autre choix que de repointer vos opérations de l’année en contrôlant le solde à chaque fin de mois.
Le solde de caisse, un contrôle simple et rapide : dans le cadre de votre activité, vous conservez à votre cabinet une caisse (cad des espèces à usage professionnel). Tout au long de l’année, votre caisse :
- augmente grâce aux honoraires reçus en espèces et à vos apports personnels en espèces
- diminue grâce aux remises d’espèces en banque et aux dépenses en espèces (y compris vos prélèvements personnels)
Au 31 décembre, le solde de votre caisse dans votre comptabilité (numéro de compte comptable débutant par 530) doit correspondre aux espèces « physiquement » présentes devant vous. En cas d’écart, une solution simple :
- repointer vos honoraires en espèces pour être sûr de n’oublier aucune recette fiscale
- comptabiliser l’écart en prélèvement personnel
Les prêts bancaires, un contrôle facile mais trop souvent oublié : comptablement, un prêt bancaire vit en deux étapes :
- une comptabilisation initiale lors de la réception des fonds (un compte comptable débutant par 164 est alors alimenté par un mouvent créditeur) ; cette étape méconnue est souvent oubliée
- la comptabilisation de la part de remboursement de la dette contenue dans chaque mensualité ; des mouvements débiteurs sont ainsi enregistrés jusqu’à solder le compte 164 initialement crédité
Au 31 décembre, le solde du prêt dans votre comptabilité doit correspondre au montant de la dette résiduelle figurant dans l’échéancier du prêt à cette même date. Que faire en cas d’écart ?
- repointer le solde initial en début d’année
- reprendre la ventilation de chaque mensualité (intérêts / dette) payée au cours de l’année
Conclusion : le contrôle des soldes des postes de trésorerie (compte bancaire / caisse / prêt) est indispensable à la sécurisation de votre comptabilité. Ces vérifications ne sont pas complexes mais doivent être faites avec rigueur. Une fois ces bases posées, vous pourrez ainsi finaliser rapidement votre 2035.
